DX推進の中でも重要な改革にExcelからの脱却があります。
通常は書類を作成する場合に「OFFICE系ソフトのExcel」を選択していませんか？
万能選手のExcelは人気が有りどんな業務でも使用されます。
しかし優秀なExcelでも「実は、得て不得手」が有ります。
そこで「業務ソフト」を活用し「ソフトの適材適所の利用」を考えることが重要となります。
「適材適所」でソフトを利用することがDXの重要なポイントです。
適切なソフトの利用は、ビジネスの効率を高め、イノベーションの実現に寄与します。
Excelは何故人気なのか?
Excelが人気な理由は色々あるでしょう。
現在ビジネスに使用しているPC内のにはほぼ100%「Excel」は入っています。
しかもビジネスの各種用途にExcelは十分に答えてくれます。
何より、仕事上の書類は互換性が重要ですから、Excelはみんなが使っているから安心でもあります。
つまり、
- どの企業用PCにもプリインストールされている場合が多く、追加費用等がかからない。
- 使い勝手が良い（誰でも使える）ため表計算をはじめ、グラフや帳票などを容易に作成できる。
- webサイトに多くの情報が掲載されているため、利用しやすい。
表計算型ソフト Excel の得意・不得意を知り、業務に合わせたソフトを利用する。
表計算型ソフト Excelを使用して、業務の全てを行うことは、デメリットの方が大きいです。
したがって、DXツールは基本的にデータベースを利用し、ソフトを動かすことが推奨されています。
Excelは優れものですか？
Excelは名簿や見積書、帳票など、あらゆる業務に適用できる優れものですか？
Excelの、「得意なこと」と「不向きなこと」により、業務でExcelを使う場合に、
どのような問題が起きるのか、説明していきます。
社員の作業履歴は、Excel上には残りません。
Excelは、作成した書類の作業履歴が残りません。そのために、お客様から問い合わせがきた場合、担当者以外のスタッフが、該当する書類を探すことに手間がかかることがあります。
顧客からの問い合わせのファイル（商談内容や見積り）を探す場合、
- ファイル名で明確に区別できない場合
- 該当するファイルの内容を作成当事者しかわからない場合
があります。
つまり、最新なのか、上書きされたのか、不明確な状態です。
データ入力の確認、 顧客データの確認、納品書の確認、日報の確認などを行わなくてはなりません。
ファイルが分散している場合、複数のファイルの情報を集める必要があります。
データごとにファイルを分けて管理するため、知りたい情報がすぐに探せないし、手間がかかることがあります。
統一したデータの保存を行なっていないと、社員各自のPC内にファイルが点在して、データの収集が大変な作業になります。
作成したファイルのフォーマットがバラバラになりやすい
Excelで作成されるファイルのフォーマットは、各事業所や部署ごとに違っていることがあります。
それぞれが使い勝手の良いようにカスタマイズをして、フォーマットに変更を加えることもあります。
そうなると、データを活用するとき、データの統合に非常に手間がかかるます。
Excelのまとめ
Excelは個人の業務においては利便性があって便利ですが、 組織全体の業務を管理し、業務効率を進めることには、限界があります。
Excelは「使いやすい」という理由で、万人に人気です。
しかし、上記のことからExcelの使用目的は、計算や図表・関数を駆使した「データ分析」などに限定するべきでしょう。
Excelからの脱却の必要
- Excel等で担当者ごと（ミクロ）で管理していた情報を整理し、
段階的にデータベース化を行っていく - 顧客情報の登録・編集業務ルールを社内で作成し、
社員一人ひとりの業務に根付くシステムにしていく - 顧客情報に基づいて日々の業務を行い、効果的な営業活動にシフトしていく
導入前の実態
担当ごとに個別のExcelにてデータ登録 顧客情報がバラバラが故に、
効果的な営業活動が出来ていない。
データベース導入による効果
【導入後の顧客管理（データベース化）】 データ入力（インプット）／データ分析（アウトプット）
情報が一元管理されることで、 既存顧客の取引の見える化へ
- Excel等で担当者ごと（ミクロ）で管理している情報を整理し、
段階的にデータベース化を行っていく - 事業所ごとに扱うデータのフォーマットを統一し、
システムに蓄積されるデータをより分析しやすくさせていく
Excelは個人的な業務効率を高めるのは「得意」だが、 組織全体の業務効率を高めるのは「不得意」です。
インプット（データ入力）の質が向上すれば、 タイムロスや重複入力などのミスがなくなり業務効率も向上します。
