各企業内で起きている問題とDX導入による解決策の概要を Q&A形式で「具体的に記載しました」
これらの問題を放っておくか！解決するか！ご検討ください。
【社長】営業社員は、社内業務はさっさと片付けて、外に出て！
営業社員は、社内で長時間PCの前に座っている。しかも業務が多いので忙しいと言っている？
しかし、延々とPCで何の業務をしているのだろう？
社内業務はさっさと片付けて、外に出て！ 顧客対応の仕事はいくらでも有るだろう。
何時でも何処でも情報が利用できる仕組み「情報の共有化システム」が必要です
確かに、営業の仕事は客先にあります。
しかし、営業にはPCで作業する色々な仕事があります。業務見直しにより仕事がスムーズに流れる仕組みが必要ですね。
この場合には、営業が「情報の共有」システムにより「業務書類作成に必要な情報」が何時でも何処でも「参照・利用」出来るようにすべきでしょう。外出先でも提案書の作成や修正も可能になりますし、顧客との打ち合わせの際に顧客の要望に応じた情報がその場で提示出来ます。
「情報の共有」により効率の良い業務フローが作成可能になります。
【社長】必要な資料が直ぐに出来上がってこない！
経営上、最も大きな問題である受注減について「顧客別受注額表」により対策を立てるのだが、肝心の資料が直ぐに出来上がってこない！担当者は資料の作成に時間がかかりすぎる。顧客別受注額表作成の何処が難しいのか？
いつでも何処でも「顧客情報管理「ファイル共有」ができる仕組みが必要です
受注減については、担当者も必死なはずです。しかし、Excelで表にしている「顧客別受注額表」は「受注表のファイル」と「顧客情報管理表のファイル」をリンクさせて作成しています。
それぞれの表に修正があると、リンク関係も変更になり都度確認が必要です。
そろそろExcelで「顧客別受注額表」をまとめるのは限界と思います。
「顧客別受注額表」を社長と各担当者にメールに添付し送ることも時間のロスです。
「受注表」や「顧客情報管理表」のようにリアルタイムに変化する情報は「データベースソフト」で入力・管理・分析をおこなうべきと思います。
【社長】顧客情報のメンテナンスの仕組みを変更すべき？
毎月、顧客一覧表から「顧客別売上・売上別顧客ランキング」などの分析を行いキャンペーンを行っているが、顧客名簿Excelで作成が先月と変わっていない。顧客情報のメンテナンスの仕組みを変更すべき？
インターネット環境で利用できる「顧客情報管理」システムが必要です
顧客情報は担当別にExcelで作成・更新し、ファイルはファイルサーバーに保存します。
システム課は、ファイルサーバーより担別の更新済み顧客情報をダウンロードして1つの表に集計します。
この業務フローも改善すべきです。
顧客情報を常に最新の情報にするため「データベースソフト」を導入し情報の一元管理すべきでしょう。このシステムなら、社長が直接操作して分析をおこなうことも可能です。
【社長】クライアントから提案力が足りないと言われる？何故だろう？
我が社は、技術力を生かした提案力が足りないと言われる？何故だろう？営業担当によって新規性も説得力もバラバラ。よく出来ている企画書があるのに、新規に作成する必要性は？上手な企画書を手直し、より良い内容にする方が賢いと思う。
いつでも何処でも「情報の共有化システム」ができる仕組みが必要です
企画書は通常作成した営業担当が個人のPCに保管しています。当然、他の営業のPC内の資料は見ることも開くことも出来ません。必要な企画書を探してと、言い出しにくいですね。
さらに、他人が作成した企画書を修正して使うことは手抜き感を感じる場合もありますよね。
社内で作成された資料は会社として管理する仕組みが必要でしょう。
そして「情報の共有」の意味合いをしっかり教育し、社員間で全ての情報を閲覧しダウンロード利用することの重要性を理解させましょう。
【社長】どの商品台帳が正しいのか、わからない！
商品の詳細情報は、商品の入替え時にメーカーから商品リストを貰います。商品リストのデータはシステム課で登録しますが、商品の詳細情報は文字数が多い場合がありPOSのデータベースの登録項目に収まりきれません。そこで「各部門別商品台帳」をExcelで作成しています。しかし商品数が多いためExcelでのデータ管理は限界と感じています。
インターネット環境で利用できる「顧客情報管理」システムが必要です
【社長】メールに添付されてくる書類を整理する時間がムダ！
報告書はExcelで作成しメールに添付されてくるが、報告書の体裁は、書体もバランスもバラバラです。メールに添付されてくる書類を整理する時間もバカにならないし、しっかり管理出来ないので、後で何処しまったか分からなくなる。
いつでも何処でも「情報の共有化システム」ができる仕組みが必要です
まず根本的に報告書をメールに添付する仕組みから問題ですね。
メール受信後に報告書の管理方法を決めていますか？ 報告書・提案書・請求書・稟議書などの各種書類がメール添付で届いたら管理しきれなくなります。
全ての書類は「情報の共有化システム」で管理しましょう。
また各種書類をExcelで自由に作成させないようにすべきです。業務に必要な各書類はフォームを作成し「情報の共有化システム」に登録して各自が自由にダウンロードして使用できるようにしましょう。
【社長】気軽にやり取りできる業務連絡の仕組みがほしい！
我が社の社員は、メールの返答が遅いし、返信内容の表記が下手で、分かりにくい。もっと簡単な業務連絡の仕組みは無いのか。
いつでも何処でも「SNS型コミュニケーション」ができる仕組みが必要です
現在多くの企業で、社内業務の連絡に「SNS型のコミュニケーションソフト」を利用しています。
SNSはクライアント向けではないですが、会社内部のやりとりには、使いやすさに加えて、気軽さもあり好評なようです。
【社長】ホームページの更新が滞りがち！
最近ホームページが更新されていない。いつ更新されるのかを聞いても、外注で制作しているので、誰も答えられない。
いつでも何処でも「ホームページの更新」ができる仕組みが必要です
最近のホームページの作成にはwordpressというソフトが主流です。
このソフト無料ソフトですが高性能なため、大企業のホームページも使用している場合が多いです。wordpressはあくまでもホームページの作成ソフトですので、制作費用は別途必要になります。
社員でも制作出来ますし更新作業も簡単ですが、制作はデザインレべルを考えて、プロに任せるべきだと思います。
【社員】ファイルが見つからない！
業務用の各種書類は各自のExcleで作成後に各自のPC内に保存。そんな自分で作成した書類が見つからないことがある。社内のファイルサーバーに保存しているはずのファイルも見つからないことがあるのはどうして？
データの保管方法「情報の共有化システム」によりデータ検索が早くなります
PC内やファイルサーバー内ファイルが見つからないのは、フォルダ管理・ファイル名管理に限界があるからです。
なぜなら、フォルダ名・ファイル名で検索するということは人間の記憶に頼ることになるからです。
したがって、ファイル管理の仕組みや、ファイルの検索機能も見直す必要があります。
「ファイル名検索ソフト」を使う手もありますね。また、ファイルサーバー内のファイルが見つからないのは、「ファイルサーバー」はデータの保管場所であり、登録したデータを管理する仕組みがないからです。いちいち検索結果のファイルを開いて探していたファイルかどうか確認することになります。
このような仕組みでは「何処がデジタル化」なのでしょうか。
【社員】客先で必要な書類をすぐダウンロードしたい！
客先で新規企画の打ち合わせ中に、用意していなかった資料が見たいと言われて困りました。社内にあるファイルサーバーに保存された資料を客先でも見せることができたならと、悔しい思いをしました。
いつでも何処でも「ファイル共有」ができる仕組みが必要です
現状のファイルサーバーがネット経由で外部から接続できるかを確認しましょう。
また「最新のNAS＝ファイルサーバー」ではネット接続可能な機種も多く販売されています。
しかし、通常の回線はデータセンターのそれとは大きく違い、スピード・品質共に劣ります。
データはデータセンターのサーバーに置くのがベストでしょう。
【社員】誰が情報の登録・更新をしたのか知りたい！
Excelで作成していた「顧客一覧表」をファイルサーバーに保存し、共有してるが、誰が情報の登録・更新など行ったのか分からないときがある。
インターネット環境で利用できる「顧客情報管理」システムが必要です
Excelで入力・管理する「顧客情報」は問題が多く、DXツールの中でも大きな位置を占めています。
重要なデータの分析をする場合、使用するソフトは基本的には「データベースソフト」となります。
Excelによる分析には限界があるため、運用の手軽さにおいても「データベースソフト」に大きなアドバンテージがあります。
しかも良いソフトがたくさんあります。「効果の見えるDX」に相応しいソフトをご紹介します。
【社員】誰でもわかるExcelデータの保存方法は？
Excelで作成した各種ファイル検索時に、ファイル名以外に、作成日・修正日などで判断すれば良いのか、ファイルを修正した場合、ファイル名は同じでも良いですか。
いつでも何処でも「ファイル共有」ができる仕組みが必要です
どのようなソフトを使用しても、ファイル名のみで内容を判別することは難しいですね。
特に「修正後のファイル」に「修正前のファイル名」を使用すると修正前のファイルに上書きされてしまいます。
ファイルの修正を行う時は必ず「元のファイル」を複製して修正してください。
この場合の修正後のファイル名は「以前のファイル名_fix01」などの枝番を追加して保存するのが望ましいです。
いかがでしたか？これが会社の規模・業種業態に関わらず、多くの会社に起きている問題の実態です。
そして、大企業では早くからこの問題に気付き、DXツールへの投資を行いました。
問題解決のため、業務を根本まで見直す改革までおこなったようです。